Optimisez la relation financière avec vos clients à chaque étape de la vente

Avant de vous adresser à des financeurs pour soutenir votre besoin en fonds de roulement, il est important d’optimiser au maximum en interne votre trésorerie pour qu’elle soit la plus saine possible.

Dans cet objectif, vous trouvez ci dessous une liste non exhaustive des bonnes pratiques qui sont à adapter selon votre métier, et selon votre typologie de client, afin d’y parvenir :

Avant le devis

  • Sensibilisez votre force de vente aux impératifs des conditions de règlement et du maintien des marges de l’entreprise lors des négociations,
  • Rédigez les contrats d’intéressement de votre force de vente sur l’encaissement des factures, et non sur l’émission de celles-ci,
  • Prévoyez dans ces mêmes contrats la charge de la relance d’impayés,
  • Révisez vos Conditions Générales de Vente (CGV), et imprimez les au verso de vos devis, dans vos catalogues.

Dès le devis

  • Vérifiez la situation financière de votre Prospect/Client (Sites Internet, banques, SFAC) et déterminez un encours raisonnable pour les deux parties,
  • Précisez de suite un règlement comptant ou un acompte à la commande (au moins 30%) avec des paliers intermédiaires, (impératif pour une première affaire),
  • Dans le cas contraire, négociez des conditions de règlement claires et précises (loi LME de 2008),
  • Révisez les conditions de règlement octroyées à des clients anciens, elles sont peut-être à réduire (loi LME de 2008),
  • Précisez les conditions de transport et d’assurance des marchandises (Cf. Incoterms 2010), en précisant ce qui reste à la charge de votre client,
  • Faites précisez à votre interlocuteur s’il est nécessaire d’attendre sa commande écrite numérotée avant le début des travaux (cela peut conditionner des aides, faire partie d’un budget d’investissement pas encore accordé, etc.),
  • Prévoyez les conditions d’annulation d’une commande en cours de réalisation (modification de la fabrication, diminution des quantités, etc.),
  • Indiquez la durée de validité de votre offre avant révision, en précisant éventuellement la formule de révision des prix,
  • Notez distinctement ce que le client doit fournir pour la réalisation de sa commande,
  • Transmettez systématiquement un exemplaire de vos CGV avec vos devis par mail ou télécopie,
  • Gérez vos demandes à l’export avec deux fois plus d’attention, surtout si vous n’y êtes pas habitué.

A la prise de commande

  • Actualisez la situation financière du client, surtout si elle date un peu, ou si le client augmente anormalement son encours de commande,
  • N’ayez pas de scrupules à réclamer le règlement comptant ou l’acompte prévu au devis. Communiquez votre RIB pour un paiement par virement,
  • Faites accepter vos devis avec la mention « Bon pour accord », surtout sans écrit client avec N° de commande,
  • Assurez vous que les conditions de la commande client sont bien celles de votre devis. Dans le cas contraire, établissez un accusé de réception de commande en mentionnant les écarts (quantités, prix, délais, règlement), et en demandant la validation écrite de votre client, avec modification de la commande,
  • Assurez vous que votre client a accepté vos propositions de modification au produit lors de votre devis en passant sa commande,
  • Précisez dans votre fichier clients les coordonnées de livraison et de facturation, ainsi que celle de la personne en charge de la comptabilité fournisseur du client (afin de faciliter la relance ultérieure de vos clients indélicats).

A la préparation de la commande

  • Communiquez sur vos retards de fabrication, et faites accepter vos nouveaux délais,
  • Vérifiez que la marchandise préparée est conforme à la commande (celle du client !),
  • Assurez-vous de la qualité du produit expédié,
  • Contrôlez la documentation qui doit accompagner le produit,
  • Adaptez l’emballage du produit au mode de transport retenu par votre client.

A la livraison

  • N’omettez pas la clause de réserve de propriété,
  • Ne livrez que si le client est à jour de ses règlements,
  • Ne dérogez pas aux termes de livraison prévus la commande,
  • En cas de changement d’adresse de dernière minute, demandez un écrit et faites accepter un surcout éventuel de transport ; idem en cas de fractionnement des colis et pluralité d’adresses de livraison,
  • Si OK, livrez rapidement,
  • En cas d’enlèvement de la marchandise par le client qui ne règle pas de suite, faites lui émarger un double du Bon de Livraison, son nom devant apparaître clairement avec sa signature,
  • Conservez les bordereaux d’enlèvement par le transporteur, surtout si c’est le client qui affrète.

En cas de retour Client

  • N’acceptez jamais un retour de marchandise sans avoir préalablement donné votre accord écrit,
  • Préférez toujours émettre un avoir plutôt qu’un remboursement,
  • S’il s’agit d’un produit standard, prévoyez une décote de reprise s’il s’agit d’une erreur client,
  • S’il s’agit d’un article spécifique au client, mettez en priorité la résolution du problème et la réexpédition,
  • Si la facture n’était pas encore réglée, établissez l’avoir dès le retour pour ne pas subir l’avance de TVA.

A la facturation

  • N’attendez pas un jour de trop pour facturer ! Faites le dès l’expédition de la marchandise, ou de la réalisation de la prestation. Un jour de retard peut décaler d’un mois le calcul de l’échéance, et le paiement avec,
  • Les conditions de règlement de la facture doivent être bien précisées et correspondre aux conditions négociées. Pour cela, vérifiez qu’elles figurent bien sur la facture avec la bonne date d’échéance en clair,
  • Vérifiez toutes la présence de toutes les autres mentions obligatoires.

Après la facturation

  • Tenez à jour votre échéancier des paiements client,
  • Réduisez les créances clients par une politique de relance ferme et méthodique,
  • Impliquez de suite votre force de vente dans la relance client qui lui incombe,
  • Bloquez de suite le compte client pour toute nouvelle commande et/ou livraison d’un retardataire, et vérifiez à nouveau sa solvabilité en réduisant si possible son encours.

Quelle que soit sa taille, chaque entreprise réalise plus ou moins plusieurs de ces points, ou pense que cela est réalisé, mais est-ce vraiment le cas ? Et si oui, quelle en est l’efficacité? Une analyse des bonnes pratiques de votre chaîne commerciale dans votre entreprise vous permettra de le vérifier, et d’apporter des solutions simples pour la mise en place de contrôles efficaces, afin de gagner en trésorerie.

Contactez-nous, c’est notre métier, et nous serons ravis de vous y aider.

 

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